Personalvermittler oder eigene Kampagne: der ehrliche Kostenvergleich

Was kostet ein Personalvermittler für eine ZFA?

Ein Personalvermittler kostet in Deutschland üblicherweise 20 bis 30 Prozent des ersten Bruttojahresgehalts der vermittelten Person. Diese Spanne nennt ein Fachanwalts-Ratgeber als gängige Größenordnung, eine feste Gebührenordnung gibt es nicht. Die Vermittlungsprovision wird in aller Regel erst fällig, wenn ein Arbeitsvertrag zustande kommt.

Was das für eine Zahnarztpraxis bedeutet, zeigt eine einfache Rechnung. Die Werte sind angenommen, setzen Sie Ihre eigenen ein.

Ob noch Umsatzsteuer dazukommt und ob Ihre Praxis sie verrechnen kann, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Rechnen Sie außerdem nach, was im Vertrag als Bemessungsgrundlage steht: Manche Verträge beziehen Sonderzahlungen oder Zulagen ein, dann steigt der Betrag.

Zum Vergleich: Klassische Personalberater, also Headhunter mit Exklusivauftrag, berechneten laut einer Studie des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater (BDU) im Schnitt rund 27 Prozent des Zieleinkommens. Diese Zahl bezieht sich aber überwiegend auf Führungspositionen und ist nicht direkt auf ZFA-Stellen übertragbar.

Wofür zahlen Sie bei einem Personalvermittler genau?

Sie zahlen bei einem Personalvermittler für einen vermittelten Menschen, nicht für Reichweite oder Werbung. Der Vermittler sucht in seinem eigenen Netzwerk, in Datenbanken oder per Direktansprache, stellt Ihnen Kandidaten vor und kassiert, sobald einer unterschreibt.

Das hat Vorteile: Kein Risiko, wenn niemand kommt, und wenig eigener Aufwand bei der Suche. Es hat aber auch Folgen, die man vorher kennen sollte:

• Kündigt die neue Kraft früh, bleibt die Provision meist fällig. Ein Ende in der Probezeit ändert am Anspruch des Vermittlers grundsätzlich nichts. Viele Vermittler bieten in ihren Geschäftsbedingungen stattdessen einen kostenlosen Ersatzkandidaten an. Lesen Sie genau, wie lange diese Regel gilt und unter welchen Bedingungen.
• Die Provision dürfen Sie nicht weitergeben. Das Bundesarbeitsgericht hat am 20.06.2023 entschieden (1 AZR 265/22), dass ein Arbeitgeber die gezahlte Vermittlungsprovision nicht vom Arbeitnehmer zurückverlangen kann, wenn dieser früh kündigt. Eine entsprechende Klausel im Arbeitsvertrag war unwirksam. Das unternehmerische Risiko liegt beim Arbeitgeber.
• Die 2.000-Euro-Grenze gilt nicht für Sie. Im Sozialgesetzbuch steht eine Obergrenze von 2.000 Euro für Vermittlungsvergütungen (§ 296 SGB III). Sie betrifft aber Verträge zwischen Vermittlern und Arbeitsuchenden. Was die Praxis zahlt, wird frei mit dem Vermittler vereinbart.
• Nach der Besetzung beginnt alles von vorn. Kündigt die nächste ZFA, zahlen Sie erneut. Zurück bleibt kein eigener Kanal, über den sich künftig Bewerber melden.

Was kostet es, wenn die Stelle einfach offen bleibt?

Eine offene Stelle ist nicht kostenlos, nur weil kein Gehalt fließt. Das Team fängt die Arbeit mit Überstunden auf, Termine werden geschoben oder fallen weg, und die Belastung steigt genau bei den Menschen, die Sie halten wollen.

Wie lange so eine Lücke dauert, zeigt die Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit: Zahnmedizinische Fachangestellte sind dort weiterhin als Engpassberuf eingestuft, für 2025 mit einem Punktwert von 2,7 (ab 2,0 gilt ein Beruf als Engpassberuf). Laut einem Bericht von ZWP online vom Juli 2025 warten Zahnarztpraxen im Schnitt mehr als vier Monate, bis eine ausgeschriebene Stelle besetzt ist.

Eine allgemeine Hausnummer liefert Stepstone: Für 2023 errechnete das Jobportal aus eigenen Daten und Zahlen der Bundesagentur durchschnittliche Vakanzkosten von rund 49.500 Euro je Stelle bei 138 Tagen Vakanzzeit. Das ist ein Branchendurchschnitt über alle Berufe und eine eigene Berechnung des Portals, keine Zahl für Zahnarztpraxen. Für Ihre Praxis rechnen Sie besser selbst:

In diesem Beispiel heben sich ausgefallener Beitrag und eingespartes Gehalt fast auf. Was dabei nicht in der Tabelle steht: Überstunden, Krankheitstage und die Kündigung der nächsten Kollegin, die die Mehrarbeit nicht mehr tragen will. Genau dieser Folgeschaden ist oft teurer als jede Provision. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zur Mitarbeiterbindung in der Praxis.

Was kostet eine eigene Recruiting-Kampagne?

Eine eigene Kampagne kostet Werbebudget, die Erstellung von Anzeigen und Zielseite sowie Ihre Zeit für die Bewerber. Anders als beim Vermittler zahlen Sie für Sichtbarkeit, nicht für einen unterschriebenen Vertrag. Das Risiko, dass trotz Budget niemand Passendes kommt, liegt also bei Ihnen.

Die Kosten setzen sich meist aus diesen Bausteinen zusammen:

1. Werbebudget: zum Beispiel für Social Recruiting mit Anzeigen auf Facebook und Instagram. Sie legen die Höhe selbst fest und können jederzeit stoppen.
2. Anzeigen und Fotos: Texte, Bilder oder kurze Videos aus Ihrer Praxis. Echte Teamfotos wirken auf Bewerberinnen glaubwürdiger als Bilder aus Datenbanken.
3. Ziel der Anzeige: eine Karriereseite oder ein kurzes Formular, über das sich jemand in wenigen Minuten am Handy bewerben kann.
4. Ihre Zeit: Rückrufe, Gespräche, Probearbeiten. Wer Bewerbungen tagelang liegen lässt, verliert gute Leute an die Praxis, die schneller anruft.

Was am Ende pro Einstellung herauskommt, hängt von Region, Gehalt, Ruf und Ihrem Auftritt ab. Seriös vorhersagen kann das niemand. Rechnen können Sie trotzdem: Teilen Sie die Gesamtkosten durch die Zahl der Einstellungen, dann haben Sie Ihre Cost per Hire und können sie direkt neben die Provision legen.

Der wichtigste Unterschied zeigt sich bei der zweiten und dritten Stelle. Karriereseite, Fotos und Stellenseiten, die einmal stehen, arbeiten weiter. Über Google for Jobs findet man die Stellen auch dann, wenn gerade keine Anzeige läuft.

Personalvermittler, Stellenbörse oder eigene Kampagne: Was lohnt sich?

Für wiederkehrende Stellen wie ZFA, ZMP oder Zahntechnik lohnt sich auf Dauer meist ein eigener Kanal, für einzelne schwer zu besetzende Positionen kann ein Vermittler sinnvoll sein. Die Tabelle zeigt die Unterschiede auf einen Blick.

Eine ehrliche Faustregel: Wenn Sie nur alle paar Jahre eine Stelle besetzen müssen und keine Zeit für Bewerber haben, kann die Provision der einfachere Weg sein. Wenn Sie jedes Jahr ein, zwei Stellen nachbesetzen, zahlen Sie die Provision jedes Mal neu. Dann lohnt es sich, den Betrag einmal in etwas zu stecken, das Ihnen gehört.

Wann ist ein Personalvermittler die bessere Wahl?

Ein Personalvermittler ist dann die bessere Wahl, wenn die Stelle selten, sehr speziell und dringend ist. Typische Fälle sind:

• eine angestellte Zahnärztin oder ein Fachzahnarzt, wenn in der Region kaum jemand aktiv sucht,
• eine Praxismanagerin oder MVZ-Leitung mit Führungsverantwortung,
• eine Übergangslösung, während Sie parallel Ihren eigenen Kanal aufbauen,
• eine Situation, in der intern schlicht niemand Zeit für Rückrufe und Gespräche hat.

Weniger sinnvoll ist der Vermittler für Stellen, die regelmäßig neu zu besetzen sind. ZFA in Assistenz und Rezeption, Azubis oder Zahntechniker gehören in vielen Praxen und Laboren dazu. Hier wiederholt sich die Provision, während ein eigener Auftritt mit jeder Kampagne besser wird. Wie Praxen ohne Vermittler vorgehen, zeigen unsere Fallstudien, etwa die Zahnarztpraxen Kindler und Kollegen mit 16 qualifizierten Bewerbungen auf fünf offene Stellen.

Wie rechnen Sie beide Wege über drei Jahre durch?

Rechnen Sie nicht für eine Stelle, sondern für alle Stellen, die Sie in den nächsten drei Jahren voraussichtlich besetzen. Erst dann sehen Sie, ob sich eine einmalige Investition in einen eigenen Kanal gegenüber wiederkehrenden Provisionen lohnt.

So gehen Sie vor:

1. Bedarf schätzen: Wie viele Mitarbeiterinnen haben die Praxis in den letzten drei Jahren verlassen? Wie viele gehen absehbar in Elternzeit oder Rente? Wie viele Azubis wollen Sie einstellen?
2. Provision hochrechnen: Anzahl der Stellen mal erwartetes Jahresgehalt mal Provisionssatz.
3. Eigenen Weg hochrechnen: einmalige Kosten für Karriereseite und Fotos, dazu Werbebudget und Ihre Zeit je Stelle.
4. Beide Summen nebeneinanderlegen und ehrlich fragen: Was davon gehört mir nach drei Jahren noch?

In diesem Beispiel rechnet sich der eigene Weg, sobald Aufbau und laufende Kosten über drei Jahre unter 54.000 Euro bleiben und genug passende Bewerbungen kommen. Ob das gelingt, hängt von Ihrer Region und Ihrem Auftritt ab. Holen Sie deshalb für beide Wege konkrete Angebote ein, statt mit Durchschnittswerten aus dem Internet zu planen. Die Zahl der Bewerbungen kann Ihnen dabei niemand seriös zusagen, weder ein Vermittler noch eine Agentur.

Worauf sollten Sie im Vertrag mit einem Vermittler achten?

Prüfen Sie vor der Unterschrift vor allem die Bemessungsgrundlage, die Fälligkeit und die Regel für frühe Kündigungen. Diese Checkliste hilft beim Gespräch:

• Bemessungsgrundlage: Bezieht sich der Prozentsatz nur auf das Grundgehalt oder auch auf Sonderzahlungen und Zulagen?
• Fälligkeit: Wird bei Vertragsunterschrift oder erst bei Arbeitsbeginn gezahlt?
• Frühe Kündigung: Gibt es einen Ersatzkandidaten oder eine anteilige Erstattung? Für welchen Zeitraum, und was gilt, wenn Sie selbst kündigen?
• Exklusivität: Dürfen Sie parallel selbst suchen? Was passiert, wenn sich eine vorgestellte Person später direkt bei Ihnen bewirbt?
• Kandidaten aus Ihrem Umfeld: Muss gezahlt werden, wenn Ihnen jemand vorgestellt wird, der Sie ohnehin kennt?
• Datenschutz: Wie werden die Bewerberdaten übermittelt und wann gelöscht?
• Vertragsklausel für Mitarbeiter: Planen Sie keine Rückzahlung der Provision durch den neuen Mitarbeiter ein, siehe das oben genannte BAG-Urteil.

Rechnen Sie zum Schluss beide Wege für die nächsten drei Jahre durch: Wie viele Stellen werden Sie voraussichtlich besetzen müssen, und was kostet das jeweils? Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Bei Vertragsfragen hilft Ihnen eine Anwältin oder ein Anwalt für Arbeitsrecht.

AO Consulting arbeitet ohne Vermittlungsprovision: Wir bauen Praxen, MVZ und Laboren den eigenen Kanal mit Karriereseite und Kampagnen. Wenn Sie Ihre Zahlen einmal gemeinsam durchgehen möchten, vereinbaren Sie ein kurzes Gespräch.

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