ZFA finden 2026: Was in Zahnarztpraxen wirklich funktioniert

Wie groß ist der ZFA-Mangel 2026 wirklich?

Der Mangel an Zahnmedizinischen Fachangestellten ist kleiner geworden, aber er ist nicht vorbei. In der Engpassanalyse 2025 der Bundesagentur für Arbeit, veröffentlicht im Mai 2026, steht der Beruf weiter auf der Liste der Engpassberufe, mit 2,7 von 3 möglichen Punkten. Ab 2,0 Punkten gilt ein Beruf als Engpassberuf.

Was die Zahlen für eine Praxis bedeuten:

• Lange Suche: Beim Indikator Vakanzzeit, also der Zeit, bis eine gemeldete Stelle besetzt ist, bekommen ZFA die volle Punktzahl. Das heißt nach der Methodik der Bundesagentur: Im Mittel dauert es 80 Tage oder länger.
• Großer Beruf: Rund 178.000 ZFA arbeiten sozialversicherungspflichtig auf Fachkraftniveau. Der Beruf gehört damit zu den beschäftigungsstärksten Engpassberufen überhaupt.
• Lücke schrumpft: Das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) am Institut der deutschen Wirtschaft zählte im März 2026 rund 4.240 ZFA-Stellen, für die es keine passend qualifizierten Arbeitslosen gab. Das sind etwa 47 Prozent aller offenen ZFA-Stellen. Gegenüber März 2025 ist die Lücke deutlich kleiner geworden.
• Mehr Nachwuchs: 2025 wurden 17.396 neue ZFA-Ausbildungsverträge abgeschlossen, 7,5 Prozent mehr als im Vorjahr.

Die ehrliche Lesart: Fast jede zweite offene ZFA-Stelle lässt sich rechnerisch nicht aus dem Kreis der Arbeitslosen besetzen. Wer eine ZFA einstellt, holt sie in aller Regel aus einer anderen Praxis. Recruiting in der Zahnarztpraxis ist deshalb vor allem ein Wettbewerb um Menschen, die schon einen Job haben.

Wo suchen ZFA heute nach einer neuen Stelle?

Die meisten wechselbereiten ZFA suchen nicht aktiv, sie stoßen auf eine Stelle. Wer wechseln will, schaut abends auf dem Handy bei Google, bei Instagram oder Facebook, fragt im Bekanntenkreis und öffnet die Webseite der Praxis, über die sie etwas gehört hat. Klassische Stellenbörsen erreichen vor allem die kleinere Gruppe, die schon fest entschlossen ist.

Daraus folgt eine einfache Regel: Ihre Stelle muss dort stehen, wo ZFA ohnehin schauen. Die wichtigsten Kanäle im Vergleich:

Der wichtigste Baustein ist die eigene Karriereseite. Sie ist das Ziel aller anderen Kanäle: Wer eine Anzeige auf Instagram sieht oder eine Empfehlung bekommt, prüft zuerst, wie die Praxis als Arbeitgeber wirkt. Wie Stellen in den Stellenkasten der Google-Suche kommen, erklärt unser Beitrag zu Google for Jobs.

Was erwarten ZFA von einer neuen Praxis?

ZFA wechseln für mehr Geld, aber sie bleiben wegen Wertschätzung, verlässlicher Arbeitszeiten und eines guten Teams. Beides muss Ihre Stellenanzeige zeigen, nicht nur behaupten.

Gehalt: Wo der Markt 2026 steht

Nach dem Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit lag das mittlere Bruttomonatsgehalt einer ZFA in Vollzeit zum Stichtag 31.12.2024 bei 2.669 Euro. Ein Viertel verdiente weniger als 2.290 Euro, ein Viertel mehr als 3.089 Euro. Die Unterschiede zwischen den Ländern sind groß: In Hamburg lag der Mittelwert bei 2.855 Euro, in Baden-Württemberg bei 2.791 Euro, in Thüringen bei 2.416 Euro.

Seitdem sind die Gehälter gestiegen. Der Tarifvertrag zwischen der Arbeitsgemeinschaft AAZ und dem Verband medizinischer Fachberufe sieht für seinen Geltungsbereich (Hamburg, Niedersachsen, Saarland, Westfalen-Lippe) Erhöhungen von durchschnittlich 4,65 Prozent zum 1. Juli 2025 und 2,8 Prozent zum 1. Januar 2026 vor. Für Praxen außerhalb dieser Kammerbereiche ist er ein guter Vergleichswert.

Unsere Empfehlung: Bieten Sie für eine erfahrene ZFA ein Gehalt im oberen Viertel Ihrer Region und schreiben Sie die Spanne in die Anzeige. Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie bekommen Bewerber ohnehin das Recht, die Spanne vor dem Gespräch zu erfahren.

Was neben dem Gehalt zählt

Eine Umfrage des PKV Instituts unter 192 MFA und ZFA (veröffentlicht im Mai 2025) zeigt, wo es hakt:

• 53 Prozent berichten von Kündigungen im eigenen Praxisteam in den letzten zwölf Monaten.
• Nur 47,3 Prozent erleben Wertschätzung durch die Praxisleitung.
• Weniger als 40 Prozent der Praxen bieten flexible Arbeitszeitmodelle an.
• 61,5 Prozent nennen fehlende gesellschaftliche Anerkennung als Hauptgrund für Unzufriedenheit.

Genau hier können Sie sich abheben: feste Feierabende, planbare Dienstpläne, Teilzeit, die wirklich funktioniert, bezahlte Fortbildung zur ZMP oder DH und eine Chefin oder ein Chef, die sich Zeit für Rückmeldung nehmen. Schreiben Sie diese Punkte konkret hin, etwa „Freitag ab 13 Uhr frei“ statt „familienfreundliche Arbeitszeiten“.

Wie muss die Stellenanzeige für eine ZFA aussehen?

Eine gute ZFA-Stellenanzeige beantwortet die Fragen, die eine Bewerberin sonst nicht stellt: Wer ist mein Ansprechpartner, wie ist es im Team, was verdiene ich und was passiert nach meiner Bewerbung. Fehlt eine dieser Antworten, bewirbt sie sich lieber dort, wo sie sicherer ist.

Die Kurzfassung als Checkliste:

• Konkreter Stellentitel mit Einsatzbereich, z. B. „ZFA für Prophylaxe (m/w/d), 30 bis 38 Stunden“
• Drei bis fünf echte Aufgaben statt einer langen Liste
• Gehaltsspanne und Arbeitszeiten mit festen Tagen
• Zwei bis drei Vorteile, die es so nicht überall gibt, konkret erklärt
• Ein Foto vom echten Team, kein gekauftes Bild
• Name, Foto und Telefonnummer einer Ansprechperson
• Ablauf nach der Bewerbung in drei Schritten
• Bewerbung ohne Anschreiben, am Handy in zwei Minuten möglich

Mit Aufbau, Musterformulierungen und den rechtlichen Fallstricken nach dem AGG befasst sich unser ausführlicher Beitrag zur Stellenanzeige für die Zahnarztpraxis. Wichtig für ZFA-Stellen: Jede Stelle braucht eine eigene Seite auf Ihrer Karriereseite. Nur dann kann Google sie im Stellenkasten anzeigen, und nur dann können Sie sie in Kampagnen gezielt bewerben.

Wie schnell sollte eine Praxis auf eine Bewerbung reagieren?

Am selben Tag, spätestens am nächsten Werktag. Eine ZFA, die sich bewirbt, bewirbt sich selten nur bei Ihnen. Wer zuerst anruft und einen Termin anbietet, hat einen Vorsprung, den eine bessere Anzeige nicht mehr aufholt.

So sieht ein schlanker Ablauf aus, der in jeder Praxis funktioniert:

1. Eingang: Bewerbungen kommen direkt auf das Handy der Person, die entscheidet, nicht in ein Sammelpostfach. Die Bewerberin bekommt automatisch eine Bestätigung mit dem weiteren Ablauf.
2. Erster Anruf, innerhalb von 24 Stunden: Zehn Minuten am Telefon. Klären Sie Arbeitszeitwunsch, Starttermin und Gehaltsvorstellung im Rahmen Ihrer Spanne. Nach dem bisherigen Gehalt sollten Sie nicht fragen; die EU-Entgelttransparenzrichtlinie sieht ein entsprechendes Verbot vor.
3. Kennenlernen, innerhalb einer Woche: Ein Gespräch in der Praxis, gern mit einer Kollegin aus dem Team. Wer die künftigen Kolleginnen schon kennt, sagt leichter zu.
4. Zusage, innerhalb von 48 Stunden nach dem Gespräch: Mit konkretem Angebot schriftlich, nicht „wir melden uns“.

Dieser Ablauf ist das, was im Recruiting Candidate Experience heißt: die Erfahrung, die eine Bewerberin mit Ihrer Praxis macht, bevor sie dort arbeitet. Sie entscheidet oft mehr als das Gehalt, denn eine schnelle, freundliche Rückmeldung zeigt, wie es später im Alltag läuft.

Lohnt es sich, ZFA selbst auszubilden?

Ja, für die meisten Praxen ist Ausbildung der verlässlichste Weg zu Fachkräften, die bleiben. Die Ausbildung dauert drei Jahre, und eine ZFA, die Ihre Abläufe von Anfang an kennt, muss nach dem Abschluss nicht mehr eingearbeitet werden.

Was Sie dafür kalkulieren sollten:

• Gesetzliche Untergrenze: Die Mindestausbildungsvergütung für Ausbildungen, die 2026 beginnen, liegt im ersten Jahr bei 724 Euro im Monat. Für einen Beginn im Jahr 2027 steigt sie auf 764 Euro im ersten, 902 Euro im zweiten und 1.031 Euro im dritten Jahr.
• Tarifniveau: Der Tarifvertrag der AAZ sieht seit Juli 2025 für seine Kammerbereiche 1.000, 1.100 und 1.200 Euro je Ausbildungsjahr vor. Wer Azubis gewinnen will, orientiert sich besser daran als an der Untergrenze.
• Zeit: Eine feste Ansprechperson im Team, die Azubis begleitet, und ein Plan, wer was wann lernt.

Azubis gewinnen Sie anders als Fachkräfte. Sie suchen über Instagram und TikTok, über Praktika und über Eltern, die Ihre Praxis als Patienten kennen. Bieten Sie Schülerpraktika an, zeigen Sie in kurzen Videos, wie ein Tag in der Praxis aussieht, und nennen Sie die Aufstiegswege zur ZMP, ZMF oder DH. Das sind Aufstiegsfortbildungen, etwa zur Prophylaxe oder Dentalhygiene, die Ihre Praxis später direkt stärken.

Eine zweite, oft übersehene Gruppe: ZFA, die nach Elternzeit oder einem Branchenwechsel zurückkommen wollen. Für sie zählen planbare Teilzeit, eine geordnete Wiedereinarbeitung und die Zusage, dass niemand nach zwei Tagen allein an der Rezeption steht. Ob sie bleibt, entscheidet sich oft in den ersten Wochen.

Wie sieht ein realistischer Plan für die nächsten 90 Tage aus?

In 90 Tagen kann eine Praxis vom ersten Schritt bis zur Zusage kommen, wenn sie die Bausteine in der richtigen Reihenfolge angeht. Erst das Fundament, dann die Reichweite.

1. Woche 1 und 2, Bestandsaufnahme: Machen Sie den Drei-Fragen-Test. Wie viele Klicks braucht eine Bewerberin auf Ihrer Webseite bis zur offenen Stelle? Steht dort ein Name mit Gesicht und Nummer? Steht da, was nach der Bewerbung passiert?
2. Woche 2 und 3, Angebot schärfen: Gehaltsspanne festlegen, zwei bis drei konkrete Vorteile auswählen, Arbeitszeiten verbindlich formulieren. Fragen Sie Ihr Team, warum es bei Ihnen arbeitet.
3. Woche 3 bis 5, Karriereseite und Fotos: Eine Seite je Stelle, echte Teamfotos, ein kurzes Bewerbungsformular, sauber ausgezeichnet für Google for Jobs.
4. Woche 5 bis 10, Reichweite: Kampagne auf Facebook und Instagram im Umkreis, Empfehlungsprämie im Team, Stelle zusätzlich in der kostenlosen Jobbörse der Bundesagentur.
5. Laufend, Antwortstrecke: Jede Bewerbung am selben Tag bestätigen, innerhalb von 24 Stunden anrufen.
6. Woche 10 bis 13, Auswahl und Zusage: Kennenlernen in der Praxis, Angebot schriftlich, Einarbeitungsplan für den Start.

Wie das in echten Projekten aussieht, zeigen zwei Beispiele aus unserer Arbeit: Die Zahnarztpraxen Kindler & Kollegen hatten fünf offene Stellen, erhielten 16 qualifizierte Bewerbungen und besetzten nach acht Wochen. Die Zahnarztpraxis Dr. Strößner in Weißenfels erhielt auf vier Stellen 22 qualifizierte Bewerbungen, besetzt nach fünf Wochen. Wie viele Bewerbungen bei Ihnen kommen, hängt von Region, Gehalt und Ruf ab. Eine feste Zahl kann Ihnen seriös niemand vorab versprechen.

Wenn Sie wissen möchten, wie Ihre Praxis heute auf eine ZFA wirkt, die sich umsieht: Unser kostenloser Arbeitgeber-Befund prüft zehn Stellen, an denen Bewerberinnen suchen. Für ein Gespräch über Ihre offene Stelle erreichen Sie uns über die Kontaktseite.

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